紙ベースで保存するには、事務所等のスペースに限界があります。ペーパーレスで保存できないでしょうか?
平成11年1月以後、紙に出力して保存しなければならなかったコンピュータ作成の帳簿等に付いて 一定の条件下でHDD、FDD、MO、磁気テープ、CD-R、DVDなどに記録した電子データのまま保存できることになった。
また、平成17年に e-文書法が成立し取引先が作成した紙データの電子保存が可能
になった。
一定の条件・・・・・最初の記録段階から一貫してコンピュータを使用して作成するもの
対象となる書類
自己がコンピュータを使用して作成する、仕訳帳、総勘定元帳、補助元帳等の帳簿
自己がコンピュータを使用して作成する決算関係書類
自己がコンピュータを使用して作成し、相手に交付する請求書の控え等の書類
保存の要件
- ○真実性の確保
データの訂正・加除の履歴が確認できるもの
帳簿書類間での記録の相互追跡ができるもの
システムの開発運用関係書類の備え付け
パッケージソフト使用の場合、システムのマニュアル、保存に関する運用手順を記載した書類 - 可視性の確保
カラーディスプレー及カラープリンターの備え付け - 検索機能の確保
帳簿や書類の主要な記録項目及び日付、金額等で検索ができるシステムでなければならない - 取引先が作成した紙データを電子保存する場合、使用するスキャナーの性能は、紙と同程度の小さな字、色を再表現できるもので、保存ファイルには、電子署名、タイムスタンプを付与する等データの真実性確保が必要。
スキャナー保存は、3万円以上の契約書、領収書及び帳簿決算関係書類は対象外
申請手続
帳簿の備付を開始する日の3月前の日までに、所轄の税務署長等に承認申請書提出。
取りやめの場合、取りやめの届出書を所轄の税務署長等に提出。この場合、届出書に記載した帳簿書類についてはその後1年間は電磁的記録による保存等の承認を受けることができない。